Звіт про роботу архівного відділу в минулому році

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік

Станом на 01.01.2016р. в архівному відділі виконкому Комсомольської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1960 по 2012 роки:

- управлінської документації – 23 фонди.

Всього – 8 129 од. зберігання.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 7227одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Протягом року оправлено і підшито документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області, закартоновано 224 од. зб.

У 2015р. архівним відділом виконкому проведена робота щодо вивільнення додаткових площ в архівосховищі №1 (оптимально розміщено на стелажах документи фонду №1 – Комсомольської міської ради).

У 2015 році на постійне зберігання прийнято документи 5 фондів:

- фонд №1 – Комсомольська міська рада Полтавської області;

- фонд №28 – комунальний позашкільний спеціалізований мистецький навчальний заклад «Дитяча музична школа Комсомольської міської ради»;

- фонд №39 – управління ветеринарної медицини в м. Комсомольську Полтавської області;

- фонд №20 – загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №2 Комсомольської міської ради Полтавської області;

- фонд №15 – відділ статистики у м. Комсомольську Головного управління статистики у Полтавській області.

Прийнято на постійне зберігання 460 од. зб. управлінської документації.

На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 460 од. зб. управлінської документації, а також описи на 513 од. зб. з особового складу. Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

Проведено 13 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено 23 номенклатури справ, 4 інструкції з діловодства, 5 положень про експертну комісію підприємств, установ та організацій, 2 положення про архівні підрозділи, 14 описів справ з особового складу, 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено 1 подання до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 відділу статистики у м. Комсомольську Головного управління статистики у Полтавській області (у зв’язку з реорганізацією установи шляхом приєднання до управління статистики міста Кременчука).

Відповідно до плану роботи проведено:

- комплексних перевірянь – 5; тематичних – 3, контрольних - 3.

Працівники архівного відділу брали участь:

- у нараді адміністративно-господарського активу міста Комсомольська;

- у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів в м. Комсомольську стосовно перейменування вулиць міста Комсомольська;

- у засіданні зонально-методичної ради Державного архіву Полтавської області (7 квітня 2015р., м. Кременчук);

- у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області (05.02.2015р., 16.06.2015р., 29.09.2015р., 17.11.2015р., м. Полтава).

Начальник архівного відділу Нальотова Т.М. з 16 по 18 листопада 2015р. пройшла навчання на тематичному короткостроковому семінарі «Актуальні питання державної політики щодо розвитку архівної галузі» у Полтавському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій (м. Полтава).

17 вересня 2015р. Нальотова Т.М. брала участь (як делегат) у громадських слуханнях на тему «Про перейменування міста Комсомольська».

За 2015 рік надійшло 204 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 204 запити. З позитивним результатом виконано 196. На 8 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

Виконано запитів від юридичних осіб - 176, надано 322 завірені копї документів.

Запити від юридичних осіб надходили з питань надання завірених копій рішень щодо надання дозволів підприємствам, установам та організаціям на будівництво промислових об’єктів, виділення землі під забудову, акти введення в експлуатацію об’єктів тощо.

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші.

За 2015 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 865 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 4 довідки про призначення пенсій на пільгових умовах.

Працівники архівного відділу надавали методичну допомогу щодо проведення експертизи цінності документів арбітражному керуючому – ліквідатору акціонерного товариства закритого типу «Інкомбуд» (колишній трест «Кременчукрудбуд») Кирик О.В. У результаті: відповідно до акта приймання–передавання справ від 20.03.2015р. №147 прийнято на зберігання 2500 справ з особового складу та 212 справ постійного зберігання АТЗТ «Інкомбуд». Всього працівниками архівного відділу надано 17 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів стосовно оформлення та ведення документації.

Протягом 2015 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.

У квітні 2015р. працівниками архівного відділу з нагоди святкування 55-річчя Комсомольська у фойє великої зали міськвиконкому була розміщена фотовиставка «Вони будували Комсомольськ» (на основі фотодокументів фірми «Інкомбуд» (тресту «Кременчукрудбуд»).

У травні 2015р. начальником архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області Нальотовою Т.М. підготовлена стаття «70-річчю Перемоги присвячується», яка була розміщена у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№18 (1291) від 6 травня 2015р.). При підготовці статті були використані фото, надані Державним архівом Полтавської області («Переправа через Дніпро. Жовтень 1943 року», «Подолання бійцями Радянської Армії водного рубежу. Вересень 1943 року»).

У червні 2015р. до 19-ї річниці Конституції України начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо «Конституція України як основа державотворення».

У липні 2015р. до 25-ї річниці проголошення Декларації про державний суверенітет України головним спеціалістом архівного відділу Пліндовою І.В. був підготовлений виступ на радіо «Становлення незалежності України».

На сторінках тижневика «Громадська думка» №52 від 31 грудня 2014р. з нагоди Дня працівників архівних установ України було розміщено інформацію про роботу архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області та роз’яснено найбільш актуальні питання, що порушуються громадянами під час звернень до архівного відділу.

На офіційному сайті Комсомольської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу відділу за минулий рік, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

З метою зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу придбано 120 картонажів для архівного зберігання документів НАФ.

Начальник архівного відділу

Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік

Станом на 01.01.2015р. в архівному відділі виконкому Комсомольської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2011 роки, всього 8 366 од. зб., у тому числі періоду незалежності – 225 од.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 4247 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Протягом року оправлено і підшито документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області, закартоновано 160 од. зб.

Проведено перевіряння наявності і фізичного стану документів 5 фондів (при плані 5 фондів).

Прийнято на постійне зберігання 205 од. зб. управлінської документації.

На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 205 од. зб. управлінської документації, а також описи на 138 од. зб. з особового складу. Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

Проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу. На них розглянуто і схвалено 23 номенклатури справ, 1 інструкція з діловодства, 2 положення про експертну комісію підприємств, установ та організацій, 2 положення про архівний підрозділ, 5 описів з особового складу, 6 актів на знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено описи Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України територіального виборчого округу №150 (16 одиниць – постійного терміну зберігання, 207 одиниць – тимчасового зберігання і 34 одиниці – з особового складу).

Працівники архівного відділу надавали методичну допомогу щодо проведення експертизи цінності документів арбітражному керуючому – ліквідатору акціонерного товариства закритого типу «Інкомбуд» (колишній трест «Кременчукрудбуд») Кирик О.В. У результаті: проведено експертизу цінності документів підприємства, підготовлено і схвалено на засіданні ЕК архівного відділу акт про вилучення до знищення документів АТЗТ «Інкомбуд», не внесених до Національного архівного фонду.

Відповідно до плану роботи проведено:

- комплексних перевірянь – 5; тематичних – 3, контрольних -2.

На виконання наказу директора Державного архіву Полтавської області В.В. Гудим від 13.06.2014р. №30, начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. 30 жовтня 2014р. був проведений семінар-навчання з організації самостійного впорядкування документів із відповідальними за діловодство в установах, підприємствах, організаціях, які знаходяться у зоні комплектування архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області.

Працівники архівного відділу брали участь у семінарах, що проводились у міськвиконкомі:

1. «Актуальні проблеми конституційної реформи та територіальної організації влади».

2. «Особливості роботи в мережі під керуванням домену OS Windows. Використання пакету Open Offise, MS Offise. Інформаційна безпека».

3. Основні вимоги ДСТУ ISO 9001-2009 до систем управління якістю.

Начальник архівного відділу брала участь (як делегат) у громадських слуханнях на тему «Доцільність розташування пам’ятника В.І. Леніну на площі біля будівлі Комсомольської міської ради Полтавської області», що відбувались у м. Комсомольську 13 листопада 2014р.

За 2014 рік надійшло 118 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 118 запитів. З позитивним результатом виконано 110. На 8 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

Виконано запитів від юридичних осіб - 176, надано 362 копії документів.

За 2014 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 988 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 8 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

Працівниками архівного відділу проводились заходи до 200-річчя з дня народження Т.Г. Шевченка та 70-річчя визволення України від німецько-фашистських загарбників (проведені радіопередача та урок у гімназії ім. В.О. Ніжніченка).

З метою зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу придбано 108 картонажів для архівного зберігання документів НАФ.

Начальник архівного відділу
Т.М. Нальотова